---

อุปกรณ์ไอที : จัดซื้ออุปกรณ์ IT สำหรับบริษัท ต้องดูอะไรบ้าง?

การ จัดซื้ออุปกรณ์ IT สำหรับบริษัท ไม่ควรพิจารณาจากราคาเพียงอย่างเดียว เพราะอุปกรณ์ที่เลือกซื้อจะเกี่ยวข้องกับการทำงานของพนักงาน ระบบเครือข่าย ความปลอดภัยของข้อมูล การบำรุงรักษา และค่าใช้จ่ายในระยะยาว

ไม่ว่าจะเป็น Computer, Notebook, Monitor, Server, Storage, Network Equipment, Printer, UPS หรืออุปกรณ์ IT อื่น ๆ บริษัทควรเริ่มจากการกำหนด Requirement ให้ชัดเจนก่อน แล้วจึงนำ Requirement ไปเปรียบเทียบสินค้าและข้อเสนอจากผู้จัดหา

หากบริษัทไม่มีทีม IT หรือไม่แน่ใจว่าควรเลือกอุปกรณ์แบบใด สามารถส่ง Requirement ให้ บริการจัดหาอุปกรณ์ไอทีของ SiamFocus ช่วยตรวจสอบและค้นหาอุปกรณ์ที่เหมาะกับการใช้งานได้

ทำไมการจัดซื้ออุปกรณ์ IT ต้องเริ่มจาก Requirement?

ข้อผิดพลาดที่พบได้บ่อยในการจัดซื้อ Hardware คือเริ่มจากการเลือก Brand หรือรุ่นสินค้า แล้วค่อยพยายามนำสินค้านั้นมาใช้กับระบบที่มีอยู่

วิธีที่เหมาะสมกว่าคือเริ่มจากคำถามว่า บริษัทต้องการแก้ปัญหาอะไร และอุปกรณ์ที่กำลังจะซื้อจะถูกนำไปใช้ทำอะไร

ตัวอย่างเช่น หากต้องการซื้อ Computer สำหรับพนักงานสำนักงาน อาจต้องพิจารณา Software ที่ใช้ จำนวนผู้ใช้งาน ลักษณะงาน และอายุการใช้งานที่คาดหวัง ขณะที่การจัดซื้อ Server ต้องพิจารณา Workload, Database, Storage, Network, Backup และการขยายระบบในอนาคต

การกำหนด Requirement ให้ชัดเจนก่อนขอใบเสนอราคายังช่วยให้สามารถเปรียบเทียบข้อเสนอจาก Supplier แต่ละรายได้ง่ายขึ้น เพราะทุกฝ่ายกำลังเสนอสินค้าบนเงื่อนไขเดียวกัน

10 เรื่องที่ควรดูเมื่อจัดซื้ออุปกรณ์ IT สำหรับบริษัท

1. วัตถุประสงค์ในการใช้งาน

เริ่มต้นจากการระบุว่าอุปกรณ์จะนำไปใช้กับงานอะไร เช่น งานเอกสาร โปรแกรมบัญชี ระบบ ERP, Graphic Design, Video Editing, Database, Server, Network หรือ AI

ลักษณะงานที่แตกต่างกันย่อมต้องการ Hardware ที่แตกต่างกัน ดังนั้นการระบุ Workload ให้ชัดเจนจึงเป็นขั้นตอนสำคัญก่อนเลือก Specification

2. จำนวนผู้ใช้งานและจำนวนอุปกรณ์

ควรระบุจำนวนผู้ใช้งานและจำนวนอุปกรณ์ที่ต้องการอย่างชัดเจน เช่น Computer 20 เครื่อง, Monitor 20 จอ, Access Point 5 ตัว หรือ Server 2 เครื่อง

ข้อมูลนี้ช่วยให้ผู้จัดหาสามารถประเมินทั้งจำนวนสินค้า งบประมาณ และเงื่อนไขการจัดส่งได้แม่นยำขึ้น

3. Specification ที่จำเป็น

อย่าระบุเพียงว่า “ต้องการ Computer สเปกสูง” หรือ “ต้องการ Server สำหรับบริษัท” เพราะเป็นข้อมูลที่กว้างเกินไป

ควรกำหนด Specification ที่สำคัญ เช่น

• CPU และจำนวน Core
• RAM และความสามารถในการ Upgrade
• SSD / HDD และความจุ
• GPU และ VRAM หากเป็นงานด้านกราฟิกหรือ AI
• Network Interface
• Operating System
• ขนาดและรูปแบบตัวเครื่อง
• Warranty
• อุปกรณ์เสริมที่ต้องใช้

สำหรับ Server และ Network Equipment ควรระบุ Requirement ให้ละเอียดกว่าการซื้ออุปกรณ์สำนักงานทั่วไป เพราะเรื่อง Compatibility และการรองรับระบบเดิมมีความสำคัญมาก

4. Compatibility กับระบบเดิม

อุปกรณ์ใหม่ต้องสามารถทำงานร่วมกับ Infrastructure ที่บริษัทมีอยู่ได้ เช่น Server ต้องรองรับ Software ที่ใช้งาน Network Equipment ต้องเข้ากับระบบเครือข่ายเดิม และ Storage ต้องรองรับ Controller หรือ Server ที่มีอยู่

หากละเลยเรื่อง Compatibility อาจเกิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหลังจากซื้อสินค้าแล้ว เช่น ต้องซื้อ Adapter เพิ่ม เปลี่ยน Network Equipment หรือปรับระบบเดิมเพื่อให้รองรับ Hardware ใหม่

5. ราคาไม่ใช่ปัจจัยเดียว

การเลือกข้อเสนอที่ราคาต่ำที่สุดไม่ได้หมายความว่าจะเป็นตัวเลือกที่คุ้มค่าที่สุดเสมอไป

ควรเปรียบเทียบทั้ง Specification, Warranty, Support, Installation, Delivery, Accessories และค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้นภายหลัง

แนวทางที่ดีคือกำหนดเกณฑ์ประเมินก่อนเปรียบเทียบใบเสนอราคา เพื่อให้สามารถเปรียบเทียบ Supplier แต่ละรายบนเงื่อนไขเดียวกันได้

6. Warranty และบริการหลังการขาย

อุปกรณ์ IT เป็นสินทรัพย์ที่ต้องใช้งานต่อเนื่อง บริษัทจึงควรตรวจสอบรายละเอียด Warranty ให้ชัดเจน เช่น ระยะเวลารับประกัน รูปแบบการเคลม ระยะเวลาการให้บริการ และช่องทางติดต่อเมื่อเกิดปัญหา

สำหรับ Server, Storage และ Network Equipment ที่มีความสำคัญต่อธุรกิจ ควรให้ความสำคัญกับ Support และ SLA มากกว่าอุปกรณ์สำนักงานทั่วไป

7. ระยะเวลาจัดส่ง

สินค้าบางรุ่นอาจมี Stock พร้อมส่ง ขณะที่อุปกรณ์บางประเภทต้องสั่งจากต่างประเทศหรือใช้เวลาในการประกอบและจัดเตรียม

ดังนั้นก่อนสั่งซื้อควรตรวจสอบ Lead Time และกำหนดวันส่งมอบให้ชัดเจน โดยเฉพาะโครงการที่มีวันติดตั้งหรือวันเปิดใช้งานแน่นอน

8. อุปกรณ์และบริการที่รวมอยู่ในราคา

ใบเสนอราคาบางรายการอาจดูเหมือนราคาถูกกว่า แต่เมื่อพิจารณารายละเอียดแล้วอาจยังไม่รวมอุปกรณ์หรือบริการบางอย่าง

ควรตรวจสอบว่าในราคาได้รวมสิ่งต่อไปนี้หรือไม่

• สายไฟและสายเชื่อมต่อ
• Rack Rail หรืออุปกรณ์ติดตั้ง
• License
• Installation
• Configuration
• ค่าจัดส่ง
• ค่าบริการหลังการขาย

การตรวจสอบรายละเอียดเหล่านี้ก่อนอนุมัติช่วยลดความเสี่ยงของค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นภายหลัง

9. การขยายระบบในอนาคต

บริษัทไม่ควรเลือก Hardware โดยพิจารณาเฉพาะการใช้งานในวันนี้ หากคาดว่าจำนวนพนักงาน ข้อมูล หรือ Application จะเพิ่มขึ้น ควรพิจารณาความสามารถในการ Upgrade ตั้งแต่ต้น

ตัวอย่างเช่น Computer ที่สามารถเพิ่ม RAM ได้ Server ที่รองรับ Drive เพิ่ม หรือ Network Switch ที่มี Port เพียงพอสำหรับการขยายระบบ

การเผื่อความสามารถในการขยายระบบอย่างเหมาะสมอาจช่วยลดต้นทุนจากการต้องเปลี่ยนอุปกรณ์ทั้งหมดก่อนถึงอายุการใช้งานที่คาดไว้

10. Total Cost of Ownership หรือ TCO

Total Cost of Ownership (TCO) คือการพิจารณาต้นทุนตลอดอายุการใช้งาน ไม่ใช่เฉพาะราคาซื้อในวันแรก

ตัวอย่างค่าใช้จ่ายที่ควรนำมาพิจารณา ได้แก่

• ราคาซื้อ Hardware
• License
• Installation และ Configuration
• Warranty และ Support
• ค่าไฟฟ้า
• ค่าบำรุงรักษา
• ค่า Upgrade
• ค่าเปลี่ยนอุปกรณ์ในอนาคต

การเปรียบเทียบ TCO ช่วยให้บริษัทเห็นต้นทุนจริงของแต่ละทางเลือก และไม่ตัดสินใจจากราคาหน้าใบเสนอราคาเพียงอย่างเดียว

จัดซื้อ Computer สำหรับบริษัท ต้องดูอะไรบ้าง?

สำหรับ Computer และ Notebook ควรเริ่มจากลักษณะงานของผู้ใช้งานแต่ละกลุ่ม เช่น ฝ่ายบัญชี ฝ่ายขาย ฝ่ายบริหาร Graphic Designer Developer หรือฝ่ายที่ต้องประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก

ตัวอย่างเช่น Computer สำหรับงานเอกสารอาจไม่จำเป็นต้องใช้ GPU ประสิทธิภาพสูง ในขณะที่ Workstation สำหรับ Graphic Design หรือ AI อาจต้องใช้ GPU และ RAM ที่สูงกว่า

หากบริษัทมีผู้ใช้งานจำนวนมาก การกำหนด Standard Specification สำหรับแต่ละกลุ่มผู้ใช้งานจะช่วยให้การจัดซื้อ การติดตั้ง และการดูแลรักษาทำได้ง่ายขึ้น

จัดซื้อ Server สำหรับบริษัท ต้องดูอะไรบ้าง?

Server มีความสำคัญมากกว่า Computer ทั่วไป เพราะอาจเป็นศูนย์กลางของระบบ Database, Application, File Sharing, Virtualization หรือระบบสำรองข้อมูลของบริษัท

สิ่งที่ควรพิจารณา ได้แก่

• CPU และจำนวน Core
• RAM และความสามารถในการ Upgrade
• Storage Capacity
• RAID และความต้องการด้าน Redundancy
• Network Interface
• Power Supply
• ระบบระบายความร้อน
• Warranty และ Support
• Backup และ Disaster Recovery
• การขยายระบบในอนาคต

หากต้องการรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเลือก Server สามารถอ่านบทความ วิธีเลือก Server สำหรับบริษัท และเชื่อมโยงไปยังบทความ Server ที่เกี่ยวข้องภายในเว็บไซต์ได้

จัดซื้อ Network Equipment ต้องพิจารณาอะไร?

Network Equipment เช่น Switch, Router, Access Point และอุปกรณ์ Wireless ไม่ควรเลือกจากจำนวน Port หรือความเร็วเพียงอย่างเดียว

ควรพิจารณาโครงสร้าง Network เดิม จำนวนผู้ใช้งาน จำนวนอุปกรณ์ Traffic ที่คาดว่าจะเกิดขึ้น รวมถึงความต้องการด้าน VLAN, PoE, Security และการบริหารจัดการอุปกรณ์

สำหรับสำนักงานที่มีการใช้งาน WiFi จำนวนมาก ควรพิจารณาทั้งจำนวน Access Point ตำแหน่งติดตั้ง ความครอบคลุม และความสามารถในการรองรับผู้ใช้งานพร้อมกัน

จัดซื้ออุปกรณ์ IT จำนวนมาก ควรเตรียมข้อมูลอะไร?

หากบริษัทต้องจัดซื้ออุปกรณ์หลายรายการ ควรจัดทำ Requirement หรือรายการอุปกรณ์ให้เป็นระบบก่อนส่งให้ Supplier เพื่อให้สามารถตรวจสอบและเสนอราคาได้อย่างถูกต้อง

ข้อมูลที่ควรเตรียม ได้แก่

• ชื่อสินค้า
• Brand ที่ต้องการ
• Model หรือ Part Number
• Specification
• จำนวน
• สถานที่จัดส่ง
• วันที่ต้องการใช้งาน
• งบประมาณโดยประมาณ
• Warranty ที่ต้องการ
• บริการติดตั้งหรือ Configuration หากจำเป็น

หากยังไม่มี Model หรือ Part Number ก็สามารถระบุเพียงลักษณะการใช้งานและ Requirement ได้เช่นกัน เพื่อให้ผู้จัดหาช่วยค้นหาตัวเลือกที่เหมาะสม

วิธีเปรียบเทียบใบเสนอราคาอุปกรณ์ IT

เมื่อได้รับใบเสนอราคาจากหลาย Supplier ไม่ควรนำเฉพาะตัวเลขสุดท้ายมาเปรียบเทียบกัน เพราะ Specification และเงื่อนไขของแต่ละใบเสนอราคาอาจแตกต่างกัน

หัวข้อ	สิ่งที่ควรตรวจสอบ
สินค้า	Brand, Model, Part Number
Specification	CPU, RAM, Storage, GPU, Network และรายละเอียดสำคัญ
จำนวน	ตรงกับ Requirement หรือไม่
Warranty	ระยะเวลาและเงื่อนไขการรับประกัน
Support	ช่องทางและระดับการให้บริการ
Delivery	ระยะเวลาจัดส่งและสถานที่ส่งมอบ
บริการเพิ่มเติม	Installation, Configuration และบริการอื่น ๆ
ราคา	ราคาสินค้าและค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

การใช้ตารางเปรียบเทียบเดียวกันกับทุก Supplier จะช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อและฝ่าย IT สามารถพิจารณาข้อเสนอได้ง่ายขึ้น และลดความคลาดเคลื่อนในการตัดสินใจ

ควรเลือก Supplier อุปกรณ์ IT อย่างไร?

Supplier ที่ดีไม่ควรพิจารณาจากราคาต่ำที่สุดเพียงอย่างเดียว ควรดูความสามารถในการจัดหา ความถูกต้องของ Specification ความชัดเจนของใบเสนอราคา Warranty, Support และความสามารถในการประสานงานเมื่อเกิดปัญหา

สำหรับอุปกรณ์ที่มีความสำคัญต่อระบบบริษัท ควรตรวจสอบข้อมูลของสินค้าและเงื่อนไขการรับประกันให้ชัดเจนก่อนสั่งซื้อ รวมถึงตรวจสอบว่าเป็นสินค้าใหม่ สินค้าปรับสภาพ หรือสินค้าประเภทใด

หากเป็นอุปกรณ์เฉพาะทาง เช่น Server, AI Server, Network Equipment หรือ Storage การมีผู้ที่เข้าใจ Requirement ทางเทคนิคช่วยประสานงานกับ Supplier จะช่วยให้การจัดซื้อมีข้อมูลประกอบการตัดสินใจมากขึ้น

ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยงในการจัดซื้ออุปกรณ์ IT

• ซื้อจากราคาถูกที่สุดทันที โดยไม่ได้เปรียบเทียบ Specification และ Warranty
• ไม่ตรวจสอบ Compatibility กับระบบเดิมของบริษัท
• ไม่ได้กำหนด Requirement ก่อนขอราคา
• ไม่ตรวจสอบ Lead Time ก่อนสั่งซื้อ
• ไม่พิจารณาการขยายระบบ ในอนาคต
• ไม่ตรวจสอบ Warranty และ Support
• คิดว่า RAID คือ Backup
• ไม่ได้วางแผน Backup และ Disaster Recovery
• ไม่ตรวจสอบสิ่งที่รวมอยู่ในใบเสนอราคา
• ไม่มีขั้นตอนตรวจรับสินค้า

หลังได้รับสินค้า ควรตรวจสอบอะไรบ้าง?

กระบวนการจัดซื้อไม่ได้จบลงเมื่อสินค้าเดินทางมาถึงบริษัท ก่อนรับมอบควรตรวจสอบสินค้าให้ตรงกับ Purchase Order หรือใบเสนอราคา

สิ่งที่ควรตรวจสอบ เช่น

• จำนวนสินค้า
• Brand และ Model
• Serial Number
• Specification
• อุปกรณ์เสริมและสายเชื่อมต่อ
• สภาพภายนอกของสินค้า
• License และเอกสารที่เกี่ยวข้อง
• Warranty

สำหรับอุปกรณ์สำคัญ เช่น Server, Storage และ Network Equipment ควรมีการทดสอบเบื้องต้นก่อนนำไปใช้งานจริง และควรจัดเก็บข้อมูล Asset, Serial Number และ Warranty ไว้เป็นระบบ

บริการจัดหาอุปกรณ์ IT สำหรับบริษัทจาก SiamFocus

หากบริษัทกำลังมองหาอุปกรณ์ IT แต่ไม่ต้องการเสียเวลาค้นหาและเปรียบเทียบสินค้าจากหลายแหล่ง สามารถส่ง Requirement ให้ SiamFocus บริการจัดหาอุปกรณ์ไอที ช่วยตรวจสอบและจัดหาได้

สามารถสอบถามอุปกรณ์ได้หลายประเภท เช่น

• Computer และ Notebook
• Monitor และ LED Display
• Server
• AI Server
• Workstation และ PC ประกอบ
• SSD / HDD / RAM
• Network Equipment
• Printer และ Scanner
• UPS และ Power Equipment
• IT Accessories

หากเป็นสินค้าที่มี Specification เฉพาะ สินค้ารุ่นที่หาได้ยาก หรืออุปกรณ์ที่ต้องจัดหาเป็นจำนวนมาก สามารถส่งชื่อสินค้า รุ่น Part Number รูปภาพ หรือ Requirement มาให้ทีมงานช่วยตรวจสอบได้

→ ดูบริการจัดหาอุปกรณ์ไอทีสำหรับบริษัทและองค์กร

Checklist จัดซื้ออุปกรณ์ IT สำหรับบริษัท

ก่อนอนุมัติการจัดซื้อ สามารถใช้ Checklist ด้านล่างเป็นแนวทางตรวจสอบเบื้องต้นได้

• ☐ กำหนดวัตถุประสงค์การใช้งานแล้ว
• ☐ ระบุจำนวนผู้ใช้งานและจำนวนอุปกรณ์แล้ว
• ☐ กำหนด Specification ที่จำเป็นแล้ว
• ☐ ตรวจสอบ Compatibility กับระบบเดิมแล้ว
• ☐ เปรียบเทียบใบเสนอราคาบน Requirement เดียวกันแล้ว
• ☐ ตรวจสอบ Warranty และ Support แล้ว
• ☐ ตรวจสอบ Lead Time และวันส่งมอบแล้ว
• ☐ ตรวจสอบสิ่งที่รวมอยู่ในราคาแล้ว
• ☐ พิจารณาการ Upgrade และการขยายระบบแล้ว
• ☐ พิจารณา TCO แล้ว
• ☐ วางแผน Backup และ Recovery หากเกี่ยวข้องแล้ว
• ☐ กำหนดขั้นตอนตรวจรับสินค้าแล้ว

สรุป: จัดซื้ออุปกรณ์ IT สำหรับบริษัท ต้องดูอะไรบ้าง?

การ จัดซื้ออุปกรณ์ IT สำหรับบริษัท ที่ดีควรเริ่มจาก Requirement และลักษณะการใช้งานจริง ไม่ควรเลือกจากราคา Brand หรือ Specification เพียงอย่างเดียว

สิ่งสำคัญที่ควรพิจารณาคือ วัตถุประสงค์การใช้งาน, Specification, Compatibility, Warranty, Support, Lead Time, การขยายระบบ และ Total Cost of Ownership

สำหรับบริษัทที่ต้องจัดหาอุปกรณ์หลายประเภทหรือมี Requirement เฉพาะ การมีผู้ช่วยประสานงานด้านการจัดหาอุปกรณ์ IT สามารถช่วยลดเวลาในการค้นหาและทำให้การเปรียบเทียบข้อเสนอเป็นระบบมากขึ้น

หากคุณมีรายการอุปกรณ์ที่ต้องการ ไม่ว่าจะเป็น Computer, Server, AI Server, Network, Storage หรืออุปกรณ์ IT อื่น ๆ สามารถส่ง Requirement ให้ SiamFocus บริการจัดหาอุปกรณ์ไอที ช่วยตรวจสอบและจัดหาให้ตามความต้องการได้

---

มาเป็นเพื่อนกันครับ บนช่องทาง Social ด้านล่างนี้ครับ

--------------------------
► LINE@ : @siamfocus.com
► Facebook : fanpage.siamfocus
► Twitter (X) : siamfocus
► Linkedin : taam-siamfocus
► Instagram : iamtaam
► Youtube : SiAMFOCUS
► Tiktok : @taamsiamfocus
--------------------------

---